Droit à la protection des renseignements personnels
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La confidentialité de l’information est un aspect important de tout service psychologique. Nous nous engageons à faire la cueillette, l’utilisation et la communication de renseignements personnels de façon responsable. Les politiques de gestion des renseignements personnels sont ouverts au publique. Ce document décrit nos politiques.
Qu’est-ce qu’un renseignement personnel?
Un renseignement personnel est une information qui porte sur une personne particulière. Un renseignement personnel porte sur : les caractéristiques personnelles d’un individu (par exemple, le sexe, l’âge, l’adresse du domicile ou le numéro de téléphone, l’éducation et la formation, la situation familiale) ; la santé (par exemple, l’historique, les problèmes de santé actuels, les services de santé reçus) ; ou les activités et perceptions d’une personne (par exemple, l’occupation, la profession, les idées et préoccupations exprimées par cette personne).
Les raisons principales pour lesquelles nous recueillons des renseignements sont RÉSUMÉES ici-bas.
Notre clientèle
Nous recueillons, utilisons et communiquons des renseignements personnels dans le but de mieux servir nos clients. Par exemple, nous recueillons des données portant sur la santé d’un client telles que la santé de sa famille, sa condition physique, son fonctionnement et sa situation sociale dans le but d’évaluer ses besoins en santé mentale, l’aviser de ses choix et lui offrir les services psychologiques désirés. Une deuxième raison peut consister à obtenir le niveau de base du fonctionnement psychologique d’un client afin de suivre la progression d’un traitement et d’identifier les changements qui devront être effectués.
Dans certains cas, la cueillette de renseignements personnels a pour but d’effectuer une évaluation et donner une opinion professionnelle sur le fonctionnement psychologique d’un individu. Cette opinion est communiquée à une personne ou une agence selon la demande et le consentement de l’individu. Le destinataire peut être une compagnie d’assurance, de réhabilitation ou l’Aide à l’enfance et aux adultes.
Il est rare de recueillir et communiquer un renseignement personnel sans le consentement clair d’un client. Toutefois, cette situation peut se présenter lors d’une urgence ou si nous croyons que le client consentirait à la demande (par exemple, un membre de la famille d’un client qui désire donner un message au client et qu’il n’y a aucune raison de croire que ce message n’est pas légitime).
vOICI QUELQUES RAISONS SUPPLÉMENTAIRES POUR LESQUELLES NOUS RECUEILLONS DES RENSEIGNEMENTS PERSONNELS
Comme la plupart des organisations, nous faisons la cueillette, l’utilisation et la communication de renseignements pour des raisons secondaires.
q Afin de facturer nos clients pour les services qui n’ont pas été payés sur place.
q Les psychologues en pratique privée sont légiférés par l’Ordre des psychologues de l’Ontario. L’Ordre peut étudié nos dossiers afin de s’assurer de la qualité des services offerts au publique.
q Le coût de certains services est défrayé par une autre partie (par exemple, une assurance privée, les Premières Nations et Santé Canada, les forces canadiennes). Ces organisations ont souvent le consentement du client ou l’autorité légale de nous demander de recueillir et de leur communiquer certains renseignements afin de justifier l’utilisation d’un budget.
La protection des renseignements personnels
Nous comprenons l’importance de protéger les renseignements personnels de nos clients. Afin d’adresser ce besoin, nous prenons les mesures suivantes.
q Les renseignements personnels sont gardés dans un cabinet verrouillé dans un endroit privé.
q L’information communiquée par voie électronique est envoyée sur une ligne particulière seulement aux personnes et agences qui ont une politique sur la protection des renseignements personnels.
LIMITES QUI PORTENT SUR LA PROTECTION DES RESEIGNEMENTS PERSONNELS
Les limites de la protection des renseignements sont les suivantes : Communications mandatées par la loi à L’aide à l’enfance et aux adultes, demandes provenant de l’Ordre des psychologues de l’Ontario, mandats de la cour, mandats de recherche d’un dossier dans le cas de causes criminelles et subpoena.
Conservation et destruction de renseignements personnels
Il nous est nécessaire de garder vos renseignements personnels pour une période de 10 ans afin de répondre aux questions que vous pourriez avoir concernant les services reçus et pour satisfaire à la réglementation des professions de la santé.
q Notre clientèle peut avoir des questions concernant les services reçus. Les dossiers peuvent aussi être utiles lorsque nous offrons des services au cours d’une période de plusieurs mois ou d’années. L’Ordre des psychologues de l’Ontario demande à ses membres de conserver les dossiers de clients pour une période de 10 ans. De plus, nous conservons les dossiers des jeunes de moins de 18 ans, 10 ans après leur 18ième anniversaire de naissance.
q Si une pratique privée est vendue aucun des dossiers des clients n’est transféré ou consulté par les nouveaux propriétaires.
q Nous détruisons les renseignements électroniques en les effaçant et lorsque l’équipement est remplacé, nous nous assurons que le disque dur soit physiquement détruit.
Vous pouvez consulter vos renseignements personnels
À quelques exceptions près, vous avez le droit de consulter vos renseignements personnels. Nous pouvons vous aidez à identifier la nature de l’information que nous détenons. Nous pouvons aussi vous aidez à comprendre certaines informations (par exemple, abréviations, langage technique, etc.). Nous réservons le droit de demander des honoraires pour ce service. Nous pouvons vous demander de faire une demande écrite. Si nous ne pouvons vous permettre de consulter vos renseignements personnels, vous en serez avisé.
Si vous croyez que nos renseignements contiennent des erreurs, vous avez le droit de demander que des corrections soient faites. Ceci s’applique aux données inscrites dans votre dossier et non à l’opinion professionnelle notée. Nous pouvons vous demandez de nous procurer une documentation qui montre que notre dossier est en effet erroné. Lorsque nous sommes d’accord qu’une erreur a été faite, nous ferons la correction et nous la ferons parvenir aux personnes qui auraient reçu le renseignement erroné.
Cette politique découle de la Loi sur la protection des renseignements personnels et les documents électroniques.
Pour des informations générales, vous pouvez consulter le Commissariat à la protection à la vie privée du Canada. Ce dernier voit à l’administration de la loi sur la vie privée dans le secteur privé. La Commissaire à la protection de la vie privée a le pouvoir de recevoir les plaintes relatives au non-respect des principes, de procéder à l'examen de celles-ci et de tenter de parvenir à leur règlement. La Commissaire à la protection à la vie privée du Canada peut être rejointe à l’adresse suivante :
112 rue Kent
Ottawa, Ontario K1A 1H3
Téléphone: (613) 995-8210 | 800-282-1376 | télécopieur: (613) 947-6850 | TTY (613) 992-9190